Sempre disponibile
La soluzione proposta è stata studiata per rispondere alle esigenze che gli Istituti hanno in materia di dematerializzazione ed interoperabilità, come richiesto dal D.Lgs. n. 39/1993. La dematerializzazione, nello specifico, prevede l’abbandono progressivo di tutti i documenti cartacei. I documenti vengono pertanto archiviati in formato elettronico, in modo sicuro e salvaguardati mediante copie di sicurezza conservate in uno o più luoghi, differenti da dove risiedono i dati sensibili. Il sistema di Archiviazione Cloud che proponiamo si integra con i programmi gestionali in uso presso il Vs. Istituto, siano essi di NETTuno oppure no. E’ stato sviluppato utilizzando le ultime tecnologie web, HTML5 e CSS3, con particolare attenzione ai criteri di usabilità ed accessibilità. Inoltre l’uso delle tecnologie citate consente maggiore velocità di accesso ai contenuti e piena compatibilità con i dispositivi mobili.
Il cosiddetto “Cloud”, stilizzato graficamente come una nuvoletta, altro non è che un computer server residente in una web farm apposita dedicata, costantemente collegato ad internet e dunque raggiungibile da qualsiasi postazione nel mondo che sia connessa, sul quale risiedono tutti i documenti caricati dell’Istituto. Tale computer è dotato di meccanismi di sicurezza e backup che mettono al sicuro i documenti da eventi quali ad esempio incendi, cancellazioni accidentali, problemi hardware e numerose altre situazioni che potrebbero danneggiare l’archivio digitale. I documenti sono inoltre criptati, in modo che anche nell’eventualità essi finiscano nelle mani di persone non autorizzate, risultino illeggibili ed inutilizzabili.
L’utilizzo di un Cloud porta vari vantaggi tipo: backup automatici; ricerca veloce dei documenti; cifratura dei documenti (ne impedisce l’accesso agli utenti non autorizzati); protezione dalla perdita di dati dovuta ad eventi imprevisti o dolosi; accesso da qualsiasi postazione collegata ad internet (casa, scuola, …) e qualsiasi dispositivo (tablet, smartphone, …); riduzione degli ingombri dell’archivio cartaceo.
Il dialogo tra diversi software per condividere informazioni o documenti diventa fondamentale in termini di tempestività e comodità d’uso all’interno di tutte le pubbliche amministrazioni. L’utilizzo del nostro Cloud permette quindi a svariati software come Protocollo Digitale Web e Archivio Fatture Elettroniche di essere sempre connessi.